Em tempos de crise a palavra de ordem é produtividade. Como obter o máximo em menos tempo, alcançar os objectivos com o mínimo de recurso. Este é o tema do dia e não se aplica apenas à produção e aos recursos humanos num todo, mas sim à gestão do tempo e ao sucesso do trabalho.
É um facto que todos sabem que a organização, gestão e optimização são as palavras-chave, mas por vezes no excesso da gestão encontram-se falhas na aplicação de recursos.

As reuniões, tão utilizadas para agendar e discutir os projectos são por vezes fontes de desperdício. Este artigo, com base nas palavras de Cláudia Lima - MKTonline, pretende fazê-lo reflectir e pensar duas vezes antes de agendar uma reunião.

O que já pensou sobre uma reunião…

• Reuniões periódicas, as tradicionais reuniões semanais.
  Alguma vez se interrogou por que motivo existem estas reuniões? A generalização não é adequada, contudo alguns departamentos insistem em manter este hábito, apesar de ser desnecessário face à realidade da empresa. O ideal será marcar as reuniões estritamente necessárias, não desperdiçando recursos.

• A agenda da reunião.
  Quantas vezes já entrou numa reunião sem saber quais os temas a tratar? É essencial, para a orientação de uma reunião e para que não seja dedicado tempo em excesso a temas de menor importância, que seja elaborada com antecedência uma agenda com os pontos a tratar e os tempos destinados a cada um.
  Desta forma todos os participantes podem e devem preparar as suas intervenções de forma adequada, para uma reunião eficiente.

• Convocar apenas quem importa.
  Já saiu de uma reunião a pensar porquê que o convocaram? A correcta selecção dos participantes permite em primeiro lugar uma melhor gestão de tempo, uma vez que não retira tempo a quem não necessita estar presente. A reunião decorrerá com maior fluidez devido à fácil introdução dos temas e do diálogo, uma vez que estão todos envolvidos no tema, revertendo na optimização dos resultados finais.

• Dirigir uma reunião.
  Quantas vezes esteve numa reunião e os temas vão e vêm sem que sejam começados, discutidos e fechados para passar ao seguinte? A produtividade de uma reunião é influenciada em muito pelo seu moderador. A predisposição e organização do moderador para a correcta condução e abordagem dos temas, controlo e gestão das intervenções sempre atento à gestão de tempo e objectivos é essencial. A preparação de um guião da reunião poderá ser uma forma de apoio nesta tarefa.

Algumas dicas para a melhoria das reuniões

Uma reunião para obter o máximo de proveito requer algum trabalho de casa, de forma a diminuir as pausas, os tempos mortos e divagações. O ponto essencial é a preparação da agenda e da sala.

A preparação de uma reunião implica a definição do assunto, objectivos e lista de participantes, estes aspectos são fundamentais. Contudo, a logística como a selecção de uma data, horário de início e fim e local adequado aos participantes, de forma a diminuir o impacto nas agendas de trabalho não devem ser descurados. Finalmente, é indispensável a preparação de materiais e documentos de apoio que facilitem o trabalho.
Este processo de preparação da agenda da reunião vai reflectir-se na gestão de prioridades e tempo dos participantes, na identificação dos temas mais relevantes para si e consequentemente na sua intervenção, uma vez que dispuseram de um período de reflexão sobre a sua opinião/visão face aos temas a tratar.

Por fim, uma falha recorrente está em descorar o espaço onde é realizada a reunião. A correcta preparação do espaço ao nível da distribuição de lugares, adequação da temperatura e iluminação, bem como os equipamentos informáticos permite que a reunião comece e acabe sem interrupções e pausas desnecessárias.
 
Sugestões para levar uma reunião a bom porto

• O início
  O moderador é essencial para dar início à reunião, como tal deve ser o primeiro a chegar. Desta forma poderá verificar se está tudo preparado para a realização da reunião e receber os participantes da melhor forma.

• O arranque
  A reunião deve ser iniciada após a recepção de todos os participantes e a definição do responsável pela acta. Em primeiro lugar devem ser indicados os objectivos para de seguir iniciar a discussão dos temas em agenda.

• A condução
  A exposição e tratamento dos temas de forma uniforme prevêem a intervenção e opinião de todos os participantes. Desta forma é indispensável uma forte presença e capacidade de observação para lidar com “personalidades difíceis” da parte do moderador de forma a neutralizá-los.  
  A conclusão de cada tema através da definição de uma solução deve ser unânime e democrática, tendo em conta as várias alternativas, os prós e contras, procurando um consenso e complementar as soluções.

• O encerramento
  A reunião deve ser concluída com o esclarecimento das responsabilidades, isto é, o moderador deve enumerar os pontos-chave, definir responsabilidades e tarefas de cada participante, garantindo que todos compreendem aquilo pelo qual ficaram incumbidos, definir prazos de execução e agradecer a presença de todos.

Será que correu bem?

A determinação da importância e viabilidade da reunião deve ser avaliada. Esta análise é baseada numa retrospectiva da reunião, se a agenda definida foi respeitada, as soluções e decisões são eficazes e finalmente pela evolução dos projectos/ temas em agenda.

Quando voltar a marcar uma reunião pense nestes pontos e optimize os recursos da melhor forma. Poderá ser uma estratégia para contornar a crise, repensando os métodos de trabalho.