Uma simples nota de rodapé que ninguém lê? Uma identificação tão necessária quanto invisível? Não despreze as potencialidades da assinatura de e-mail e principalmente não desperdice as vantagens que lhe pode trazer, a nível de notoriedade ou até a nível comercial. Saiba de que forma a assinatura pode informar, reflectir a sua personalidade ou da empresa que representa, e deixar memória.


Seja conciso
Não precisa de contar a sua vida na assinatura. O objectivo é dizer quem é e como é possível em contacto consigo.

Itens obrigatórios
O seu nome, a designação da empresa, a sua função e os contactos são informações incontornáveis. Se limitar a dois ou três os meios de contacto disponibilizados, está ao mesmo tempo a dar indicação de quais são os meios preferenciais. Três linhas, com um máximo de 72 caracteres por linha, são mais do que suficientes. Pode considerar a inclusão de uma quarta linha para a direcção da empresa – mas pese os inconvenientes, no caso de trabalhar a partir de casa.

Transforme o endereço de site num link
Nem sempre as aplicações de correio convertem automaticamente endereços de e-mail e sites em links. Ao criar um HTML para um e-mail, assegure-se de que o link vai aparecer, criando-o através de um código HTML. Use o URL como link – em vez de expressões como “O meu website”, por exemplo – para facilitar o copy-paste do endereço.

Regras a ter em conta
Nalguns países europeus, e no caso de empresas registadas, os itens que devem constar da assinatura de e-mail estão previstos na lei. No Reino Unido, por exemplo, as sociedades limitadas públicas e privadas devem incluir na assinatura o número e morada do registo e o número de contribuinte.    

Itens a evitar
Dados como o Twitter pessoal ou detalhes do Skype, número de telefone ou endereço da residência, são de evitar, sob pena de ver devassada a sua intimidade; o mesmo se aplica a listas de competências ou links para CV´s e a citações casuais que possam ser mal interpretadas por parceiros com quem não tem uma relação pessoal. Mencionar a conta do Twitter corporativo ou outro meio alternativo de contacto já poderá ser útil, para o caso de não ser possível o contacto através do e-mail.  

Imagens e logos
Se não quer correr o risco de ver os seus e-mails barrados por excesso de tamanho ou peso, esqueça a ideia de transformar a sua assinatura numa imagem. A maioria das aplicações de e-mail armazena as imagens como anexos ou bloqueia-as por defeito, o que vai colocar constantes dúvidas ao receptor sobre quando é que os seus anexos são reais. Além disso, a imagem inviabiliza a cópia do endereço. Se usar uma imagem, com o logo, por exemplo, tenha em atenção que não deverá ultrapassar os 50 por 50 pixels. Se quer ser levado a sério, evite as fotos animadas com cães ou arco-íris.

Use os vCard com cuidado
Apesar de serem uma forma interessante de partilhar contactos, nos e-mails os vCards significam bytes extra, para além de se tornarem dispensáveis e repetitivos para lá do primeiro correio e de não serem imediatamente identificáveis por toda a gente.

Cláusulas de confidencialidade com peso e medida
Quanto mais extenso for o acordo de confidencialidade, maior a probabilidade de não ser lido. Evite os lençóis de texto. Nas grandes empresas, a inclusão deste acordo nos e-mails é obrigatória. Se trabalha numa empresa pequena, ou é free-lancer e pode dispensar estas cláusulas, melhor. O espaço que ocupam pode funcionar como ruído, principalmente nos e-mails mais curtos. De qualquer forma, o melhor é não enviar informação sensível como texto simples, para não facilitar a vida a quem tenha intenção de extraí-la ou reenviá-la.

Mostre personalidade
Concisão e simplicidade não são sinónimo de tédio ou enfado. Use a imaginação ou eventuais dotes de desenho para criar pormenores originais ou subtilezas que vão tornar a sua assinatura difícil de apagar da memória. Pode ser uma saudação calorosa, uma legenda ou um convite para ser seguido no Twitter. O segredo está em encontrar o equilíbrio certo entre dados pessoais e detalhes de contacto.

Ultrapasse as armadilhas do HTML
O formato HTML é sinónimo de problemas com imagens e linhas. Se ainda assim estiver decidido a usá-lo, o melhor é simplificar:

• Certifique-se de que a assinatura se mantém com bom aspecto em texto simples
• Prefira fontes em negro e de tamanho standard, bem como fontes de web comuns
• Não use CSS
• Se incluir um logo, verifique se a assinatura aparece bem, mesmo que o logo não apareça ou seja bloqueado
• Experimente reenviar um e-mail para testar possíveis alterações

Ponha a sua assinatura a render
Apesar de muitas vezes desconhecermos ou desvalorizarmos o seu valor como instrumento comercial, a assinatura de e-mail pode ser usada numa perspectiva “hard selling”, com vantagens para a empresa:

• Acrescente o logo à assinatura
• Crie um link para a “Promoção da semana”, passível de monitorizar
• Crie um link para a newsletter promocional, à qual o internauta é convidado a aderir
• Divulgue o testemunho de um cliente que adora a sua empresa
• Crie um link para um seminário online ou para um outro qualquer evento para o qual interesse atrair participantes.

A assinatura de e-mail influencia o tom de cada e-mail enviado.

É hora de tirar o melhor partido da sua. Não perca mais tempo!